1.สภาพแวดล้อมของสำนักงาน ซึ่งแบ่งออกเป็น 3 ด้าน ดังนี้
1.1 ที่ตั้งสำนักงาน ซึ่งมักคำนึงถึงการเดินทาง การขยายและปรับปรุงในอนาคต
1.2 การคมนาคม เป็นการพิจารณาเพื่อให้ผู้ทำงานบริการเวลาในการเข้าและออกจากสำนักงาน ตลอดจนผลกระทบสิ่งแวดล้อมขณะเดินทางมาทำงาน
1.3 สภาพจิตใจ พนักงานควรมีสภาพจิตใจที่พร้อมจะทำงาน และสามารถแก้ไขปัญหาภายในสำนักงานจากระบบงาน ระบบการบังคับบัญชาด้วย
สิ่งแวดล้อมในสำนักงานอัตโนมัติ
1. ตัวอาคาร
1.1 มีการวางแผนการใช้พื้นที่อย่างละเอียดรอบคอบ คุ้มค่าและเป็นประโยชน์
1.2 มีระบบป้องกันและรักษาความปลอดภัยจากวินาศภัยต่างๆ
1.3 เป็นการใช้พื้นที่ที่ประหยัดพลังงานและใช้พลังงานอย่างมีประสิทธิภาพ
1.4 การออกแบบตัวอาคารมีความยืดหยุ่นมากที่สุด
2. พื้นที่ทำงานควรได้รับการออกแบบให้มีลักษณะที่เหมาะสมต่อประโยชน์การใช้สอยและมีความปลอดภัยมากที่สุด และส่งผลเสียหรือผลกระทบน้อยที่สุดต่อผู้ทำงาน หลักการออกแบบพื้นที่ทำงานที่ดี คือ
2.1 มีอากาศถ่ายเทได้สะดวกและปราศจากกลิ่นรบกวน
2.2 ไม่มีเสียงดังทำลายสมาธิ ก่อให้เกิดความน่ารำคาญ
2.3 จัดสัดส่วนของพื้นที่กับจำนวนผู้ทำงานเหมาะสม
2.4 จัดพื้นที่ให้โปร่งสบายตา มีการจัดวางของเป็นระเบียบเรียบร้อย
2.5 มีการจัดระบบสายไฟต่างๆเท่าที่จำเป็น
2.6 อุปกรณ์ต่างๆที่ผู้ทำงานทุกคนจำเป็นต้องใช้งานร่วมกัน ควรจัดไว้ในบริเวณพื้นที่ที่เป็นศูนย์กลาง สะดวกและง่ายต่อการนำไปใช้สอย
2.7 ควรแบ่งพื้นที่ของหน่วยงานแต่ละหน่วยงานแยกออกจากกันเป็นสัดส่วน ไม่ปะปนกัน
3. อุณหภูมิและความชื้นมีการใช้ระบบคอมพิวเตอร์ควบคุมการทำงานของระบบปรับอากาศ ฟอกอากาศและระบายอากาศแบบอัตโนมัติ โดยอาจมีการปรับการทำงานของระบบเองในกรณีที่ระดับอุณหภูมิ คุณภาพอากาศ และปริมาณความชื้น มีค่าแตกต่างไปจากโปรแกรมที่ตั้งไว้
4. สี ควรจัดโทนสีให้เกิดความรู้สึกเย็นสบาย ผ่อนคลาย เช่น สีฟ้าหรือเขียว ในขณะที่ห้องที่ต้องการกระตุ้นให้เกิดความกระฉับกระเฉง ควรจัดสีโทนน้ำตาล ส้ม และเหลืองเพราะเป็นสีที่เร่งเร้า
5. เสียง
5.1 ควรเป็นห้องที่มีการจัดสภาพแวดล้อมห่างแหล่งกำเนิดเสียงรบกวนอย่างต่อเนื่อง
5.2 ควรเลือกใช้วัสดุบุดูดซับเสียง
5.3 ควรแยกเครื่องมืออุปกรณ์ที่ส่งเสียงรบกวนหรือน่ารำคาญแยกไปไว้ในอีกบริเวณต่างหาก เช่น เครื่องพิมพ์ เครื่องถ่ายเอกสาร เป็นต้น
5.4 มีการลดระดับเสียง
5.5 มีเครื่องมือป้องกันเสียง
6. แสงสว่าง
6.1 การจัดแสงสว่างในสำนักงานที่ไม่มีคอมพิวเตอร์ เช่น ดวงไฟทุกดวงควรมีฝาครอบ ไม่ติดไฟในบริเวณที่แสงสว่างไปถึงเพียงพอ เป็นต้น
6.2 การจัดแสงสว่างในสำนักงานที่มีคอมพิวเตอร์ เช่น พยายามจัดวางตำแหน่งจอภาพไม่ให้เกิดแสงสะท้อนของหน้าต่าง ดวงไฟ หรือสิ่งอื่นๆที่มีผิวสว่าง ตำแหน่งหน้าต่างควรจัดอยู่ด้านขวามือของพนักงาน ตำแหน่งดวงไฟ ควรส่องลงมาที่ทำมุม 45 องศากับแนวตั้ง เป็นต้น
เรื่องที่ 12.3.3 เฟอร์นิเจอร์และเครื่องมืออุปกรณ์ในระบบสำนักงานอัตโนมัติ
1. โต๊ะ
1.1 โต๊ะทำงาน ควรมีความสูงพอเหมาะกับรูปร่าง ไม่มีปัญหาในการวางพักเท้า เป็นต้น
1.2 โต๊ะประชุม ควรมีพื้นที่เหมาะสมกับปริมาณผู้เข้าร่วมประชุม มีความสูงพอเหมาะ จัดระยะห่างระหว่างผู้เข้าประชุมให้สบายไม่อึดอัด
2. เก้าอี้ ควรให้ความรู้สึกสบายแก่ผู้นั่ง พนักเว้าแนบแผ่นหลังผู้นั่ง มีความสูงพอเหมาะและมีที่พักวางแขน
3. การดูแลบำรุงรักษาอุปกรณ์ในสำนักงานอัตโนมัติ
3.1 คอมพิวเตอร์
3.1.1 การจัดหาสถานที่ที่เหมาะสม- ไม่ตั้งในที่ที่ถูกแสงแดดส่องถึง- ไม่ตั้งในบริเวณที่มีฝุ่นละอองหรือควันไฟ
3.1.2 ทำความสะอาดฟลอปปี้ดิสก์ไดร์ฟด้วยน้ำยาและแผ่นทำความสะอาด
3.1.3 ใช้ผ้าสะอาดชุบน้ำยาทำความสะอาดแป้นพิมพ์
3.1.4 ใช้ผ้าสะอาดนุ่มๆและน้ำยาเช็ดกระจกเช็ดจอภาพ
3.1.5 มีระบบอนุรักษ์จอภาพ
3.2 เครื่องพิมพ์
3.2.1 ศึกษารายละเอียดเกี่ยวกับการทำงานให้เข้าใจ
3.2.2 หมั่นทำความสะอาดให้ปราศจากฝุ่นละออง
3.2.3 เลือกใช้กระดาษให้เหมาะสมกับชนิดเครื่องพิมพ์
3.3 โทรสาร
3.3.1 หมั่นทำความสะอาดหัวอ่านและหัวพิมพ์ของเครื่อง
3.3.2 ตั้งไว้ในที่ไม่มีฝุ่นและมีอากาศถ่ายเทสะดวก
3.4 เครื่องถ่ายเอกสาร
3.4.1 อย่าตั้งในที่ที่แสงสว่างส่องถึง
3.4.2 ควรควบคุมอุณหภูมิความชื้นในห้อง
3.4.3 พยายามตั้งเครื่องให้ได้ระดับระนาบ
