ขั้นที่3 การชี้ให้เห้นถึงกระบวนการหลักของการบริหารองค์การ

1.วิธีการทำรีเอ็นจิเนียริ่ง
1.1 ศึกษารูปแบบกระบวนการทำงานให้เข้าใจ โดยการหมอบหมายงานให้ผู้เกี่ยวข้องที่เข้าใจในงานเป็นอย่างดีไปทำการศึกษารูปแบบกระบวนการเพื่อนนำไปใช้สำหรับทำรีเอ็นจีเนียริ่ง
1. ผู้นำ หมายถึง ผู้บริหารระดับสูง ซึ่งมีอำนาจสั่งการและชักชวนให้มีการจัดทำรีเอ้น จิเนียริ่ง
2. ผู้เป็นเจ้าของกระบวนการ หมายถึง ผู้จัดการที่มีความรับผิดชอบในกระบวนการทำงานที่จะให้มีการทำรีเอ็นจีเนียริ่ง
3. ทีมงานรีเอ้นจีเนียริ่ง หมายถึง ทีมทำงานของพนักงานซึ้งตกลงใจ ร่วมกันทำรีเอ็นจีเนียริ่ง
3.1 คนวงใน ควรเป็นพนักงานที่มาจากหลายฝ่าย ซึ่งมีส่วนเกี่ยว้องกับกระบวนการทำงานที่จะมีการจัดรูปแบบใหม่
3.2 คนวงนอก เป็นพนักงานนอกสายกระบวนการทำงานหรือเป็นบุคคลภายนอกเลยที่เดียว
4. คณะกรรมการผู้ชี้นำ หมายถึง คณะกรรมการผู้ที่มีหน้าที่ดูแลการทำรีเอ็นจิเนียริ่ง
5. ผู้มีอำนาจทำรีเอ้นจิเนียริ่ง หมายถึง ผู้รับผิดชอบในการดูแลด้านเทคนิกในการทำรีเอ็นจิเนียริ่ง เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ตามที่ตั้งไว้

2.การจัดรูปแบบกระบวนการใหม่
2.1 การใช้วีธีการทำรีเอ็นจิเนียริ่งที่ถุกต้อง มีรายระเอียดดังนี้
1. ตั้งชื่อกระบวนการทำงาน เพื่อให้รู้จุดเริ่มต้น และจุดสิ้นสุดของงานโดยมีชื่อบงบอกให้รู้ ประกอบด้วย
(1) กระบวนการผลิต
(2) กระบวนการอนุมัติสินเชื่อ
(3) กระบวนการพัฒนาสินค้า
(4) กระบวนการขาย
(5) กระบวนการจัดส่งสินค้า
(6) กระบวนการบริการ
2. สร้างแผ่นภูมิกระบวนการทำงานในระดับสูง เพื่อให้รู้การไหลของงานในองค์กรว่างานในแต่ละอย่างดำเนินการเป็นขั้นตอนอย่างไรตั้งแต่ต้นจนเสร็จ ซึ่งจะเป็นเครื่องมือช่วยในการทำรีเอ็นจิเนียริ่ง
3. เลือกกระบวนการทำงานที่จัดขึ้นมาใหม่ เป็นวิธีการคัดเลือกกระบวนการทำงานที่จะทำการจัดรูปแบบใหม่
4. ทำความเข้าใจและทำการจัดรูปแบบกระบวนการทำงานใหม่ เป็นการทำความเข้าใจในกระบวนการทำงานเพื่อให้ทีมทำงานมีความรู้ ความเข้าใจในกระบวนการทำงานนั้นอย่างเพียงพอ

2.2 การใช้ประโยชน์ของเทศโนโลยีสารสนเทศอย่างเต็มที่ เพื่อให้เกิดประสิทธิ์ภาพสูงสุดตามลักษณะงานและความรับผิดชอบที่กำหนดขึ้นตามสภาวการณ์ต่างๆ อย่างยืดหยุ่น พร้อมๆ กับการวางแผ่นเพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลงต่างๆ เป็นการล่วงหน้า
2.3 การใช้เทคนิคในการทำรีเอ็นจิเนียริ่ง มีดังนี้
(1) บทบาทและความเข้าใจของผู้บริหาระดับสูงต่อการทำรีเอ็นจิเนียริ่งเป็นสิ่งที่สำคัญ
(2) อย่าพยายามทำรีเอ็นจิเนียริ่ง เมื่อประธานกรรมการบริหารเหลือเวลาอีก 2 ปี ก่อนเกษียณ
(3) อย่าจัดการรีเอ็นจิเนียริ่งไว้ช่วงการของระเบียบวาระการประชุมของบริษัท
(4) อย่าพยายามยึดแน่นกับกระบวนการเดียวแต่ควรมีการเปลี่ยนแปลง
(5) อย่าพยายามทำรีเอ็นจิเนียริ่งให้เกิดขึ้นจากระดับล่างขึ้นสู่ระดับบน
(6) อย่าล้มเหลวในการแยกความแตกต่างของการรีเอ็นจิเนียริ่งออกจากโปรแกรมการปรับปรุงธุรกิจ
(7) มอบหมายงานให้บุคคลที่เข้าใจการรีเอ็นจิเนียริ่งอย่างแท้จริงเพื่อเป็นผู้นำความพยายามในการจัดทำ
(8) ต้องใช้ความรู้และความสามารถไม่ใช่โชคช่วยต้องรู้กดเกณฑ์ และการหลีกเลี่ยงการทำผิดผลาด
(9) อย่าหวังทรัพยากรที่ไปสนับสนุนการทำรีเอ็นจิเนียริ่ง
(10) เพิกเฉยทุกอย่างยกเว้นการออกแบบกระบวนการใหม่
(11) ไม่สนใจต่อค่านิยมและความเชื่อของประชาชน เพื่อสร้างวัฒนธรรมเชิงความคิด
(12) อย่ายินยอมให้วัฒนธรรมองค์การที่คงอยู่ และทัศนคติด้านการจัดการมากีดกั้นการเริ่งต้นทำรีเอ็นจิเนียริ่ง
(13) อย่ามุ่งไปสู่กระบวนการทางธุระกิจที่เป็นนามธรรม
(14) อย่าวางข้อจำกัดก่อนการกำหนดปัญหาและกำจัดขอบเขตความพยายามในการทำ รีเอ็นจิเนียริ่ง
(15) ความเต็มใจต่อผลงานที่สำเร็จแต่ผลหลับให้เป็นรองลงมา
(16) อย่ามุ่งกระบวนการออกแบบเพียงอย่างเดียวแต่ต้องลงมือปฎิบัติด้วยได้ด้วย
(17) อย่าใช้พลังงานอย่างฟุ่มเฟือยกับโครงการรีเอ็นจิเนียริ่งขนาดใหญ่หลายโครงการ
(18) พยายามทำรีเอ็นจิเนียริ่งให้เกิดขึ้นโดยปราศจากการทำให้ใครก็ได้ไม่มีความสุข
(19) หยุดทำแต่แรก หรือเกิดความกลัว
(20) อย่าถอยกลับเมื่อคนต่อต้านการเปลี่ยนแปลงจาการทำรีเอ็นจิเนียริ่ง
(21) อย่าท้อถอยหมดความพยายาม

เมืองปราก

เมืองปราก

ปราก หรือ ปราฮา (เช็ก: Praha, อังกฤษ: Prague) เป็นเมืองหลวงและเมืองใหญ่ที่สุดในสาธารณรัฐเช็ก มีประชากรอาศัยประมาณ 1.2 ล้านคน เมื่อ ค.ศ. 1992 องค์การยูเนสโก ได้ประกาศให้ปรากเป็นมรดกโลก

ประวัติ

พื้นที่บริเวณกรุงปรากมีคนอาศัยตั้งแต่ 200 ปีก่อนคริสตกาล โดยช่วงแรกเป็นเผ่าเคลต์ (Celt) ก่อนจะถูกรุกรานโดยเผ่าเยอรมนิก (Germanic) และถูกครอบครองโดยเผ่าสลาฟในคริสต์ศตวรรษที่ 4

ประมาณ 200 ก่อนปีคริสต์ศักราช ชาวเคลต์ได้ตั้งอาณานิคมขึ้นทางตอนใต้ มีชื่อว่า Závis แต่ต่อมาในศตวรรษที่ 4 ชาวสลาฟได้เข้าครอบครองดินแดนนี้ จนในศตวรรษที่ 7 วัฒนธรรมของทั้งสองเผ่าพันธ์ได้ ผสมผสานกันเป็นที่เรียบร้อยแล้ว

Handy Drive

HandyDrive

HandyDrive เป็นไดรฟ์สำหรับเก็บข้อมูล หรือ ถ่ายข้อมูลได้อย่างสะดวกในรูปแบบของไฟล์เอกสาร, ไฟล์ Presentation, ไฟล์รูปภาพ แม้กระทั่งเพลงโปรดของคุณ โดยสามารถพกพาได้สะดวกเนื่องจากมีน้ำหนักเพียงแค่ 21 กรัมเท่านั้น
ในการติดตั้งไดรฟ์นั้นเพียงแค่เปิดไดรฟ์ออกก็จะมีพอร์ตแบบยูเอสบีสำหรับเชื่อมต่อใช้งานกับเครื่องคอมพิวเตอร์ได้เลย พอลงไดรเวอร์เรียบร้อยแล้ว เครื่องจะมองเห็น HandyDrive เป็นไดรฟ์ตัวหนึ่งโดยจะเป็นแบบ Removable

หลักในการใช้งานก็เหมือนกับการใช้งานแบบ Floppy Disk Drive HandyDrive ตัวนี้สามารถใช้งานได้ทั้งเครื่อง PC , Notebook และ เครื่อง Macintosh โดยมีขนาดความจุ 32MB, 64MB, 128MB, 256MB, 512MB จนถึง 1GB

HandyDrive เป็นอุปกรณ์บรรจุข้อมูลแบบถอดได้ หรือที่เรียกว่ารีมูฟเอเบิ้ลไดรฟ์นั่นเอง โดยมีขนาดความจุที่ 32 MB

HandyDrive นั้นไม่ใช่ฮาร์ดดิสค์แบบถอดได้ แต่เป็นสื่อในลักษณะของ Flash Drive มากกว่า โดยจะมีขนาดเล็กและไม่มีชิ้นส่วนที่เคลื่อนไหวได้ จึงไม่มีปัญหาตัวไดรฟ์เสียหายเมื่อเกิดแรงกระแทกเหมือนฮาร์ดดิสค์ จึงเหมาะอย่างยิ่งกับการใช้พกพาติดตัวไปในที่ต่าง ๆ

การติดตั้ง HandyDrive ทำได้ง่ายมาก เพียงเสียบเข้าที่ช่อง USB บนเมนบอร์ด เท่านี้ระบบปฏิบัติการก็จะตรวจสอบพบและสามารถใช้งานไดรฟ์ได้ทันทีโดยไม่ต้องมีการติดตั้งไดรฟ์เวอร์ใด ๆ ทั้งสิ้น (ยกเว้น Windows 98 และ Windows 98 SE ที่ต้องติดตั้งไดรเวอร์ก่อน นอกนั้นใช้ได้ทันทีโดยไม่ต้องมีไดรเวอร์)

จากการทดสอบพบว่า HandyDrive นั้นใช้ง่ายมาก เพียงนำไปเสียบกับพอร์ต USB ที่ว่างอยู่ ระบบจะแจ้งให้ทราบทันทีว่าตรวจพบอุปกรณ์ใหม่ จากนั้นเสียเวลาในการค้นหาไดรเวอร์จากฐานข้อมูลสักพัก ก็จะแจ้งว่าพบ HandyDrive ในระบบ
เมื่อเปิด Windows Explorer ก็จะพบว่ามีไดรฟ์ใหม่เพิ่มขึ้นมาหนึ่งไดรฟ์ในระบบ โดยผู้ใช้สามารถก็อปปี้ไฟล์ไปใส่ไว้ในไดรฟ์ใหม่ที่ว่านี้ได้ทันที ความเร็วในการก็อปปี้นั้นอยู่ในราว 450 KB ต่อวินาที ซึ่งนับว่าใช้ได้

ขนาดและน้ำหนักของ HandyDrive นั้นเรียกว่าเล็กและเบามาก แถมในตัวไดรฟ์ยังมีห่วง ซึ่งให้ใส่สร้อยคล้องคอได้ ทำให้เวลาพกพา สามารถใส่เป็นสร้อยห้อยคอเป็นเครื่องประดับได้เลย เก๋ไปอีกแบบ

สภาพแวดล้อมและเทคโนโลยีสำนักงาน

1.สภาพแวดล้อมของสำนักงาน ซึ่งแบ่งออกเป็น 3 ด้าน ดังนี้

1.1 ที่ตั้งสำนักงาน ซึ่งมักคำนึงถึงการเดินทาง การขยายและปรับปรุงในอนาคต

1.2 การคมนาคม เป็นการพิจารณาเพื่อให้ผู้ทำงานบริการเวลาในการเข้าและออกจากสำนักงาน ตลอดจนผลกระทบสิ่งแวดล้อมขณะเดินทางมาทำงาน

1.3 สภาพจิตใจ พนักงานควรมีสภาพจิตใจที่พร้อมจะทำงาน และสามารถแก้ไขปัญหาภายในสำนักงานจากระบบงาน ระบบการบังคับบัญชาด้วย

สิ่งแวดล้อมในสำนักงานอัตโนมัติ

1. ตัวอาคาร

1.1 มีการวางแผนการใช้พื้นที่อย่างละเอียดรอบคอบ คุ้มค่าและเป็นประโยชน์

1.2 มีระบบป้องกันและรักษาความปลอดภัยจากวินาศภัยต่างๆ

1.3 เป็นการใช้พื้นที่ที่ประหยัดพลังงานและใช้พลังงานอย่างมีประสิทธิภาพ

1.4 การออกแบบตัวอาคารมีความยืดหยุ่นมากที่สุด

2. พื้นที่ทำงานควรได้รับการออกแบบให้มีลักษณะที่เหมาะสมต่อประโยชน์การใช้สอยและมีความปลอดภัยมากที่สุด และส่งผลเสียหรือผลกระทบน้อยที่สุดต่อผู้ทำงาน หลักการออกแบบพื้นที่ทำงานที่ดี คือ

2.1 มีอากาศถ่ายเทได้สะดวกและปราศจากกลิ่นรบกวน

2.2 ไม่มีเสียงดังทำลายสมาธิ ก่อให้เกิดความน่ารำคาญ

2.3 จัดสัดส่วนของพื้นที่กับจำนวนผู้ทำงานเหมาะสม

2.4 จัดพื้นที่ให้โปร่งสบายตา มีการจัดวางของเป็นระเบียบเรียบร้อย

2.5 มีการจัดระบบสายไฟต่างๆเท่าที่จำเป็น

2.6 อุปกรณ์ต่างๆที่ผู้ทำงานทุกคนจำเป็นต้องใช้งานร่วมกัน ควรจัดไว้ในบริเวณพื้นที่ที่เป็นศูนย์กลาง สะดวกและง่ายต่อการนำไปใช้สอย

2.7 ควรแบ่งพื้นที่ของหน่วยงานแต่ละหน่วยงานแยกออกจากกันเป็นสัดส่วน ไม่ปะปนกัน

3. อุณหภูมิและความชื้นมีการใช้ระบบคอมพิวเตอร์ควบคุมการทำงานของระบบปรับอากาศ ฟอกอากาศและระบายอากาศแบบอัตโนมัติ โดยอาจมีการปรับการทำงานของระบบเองในกรณีที่ระดับอุณหภูมิ คุณภาพอากาศ และปริมาณความชื้น มีค่าแตกต่างไปจากโปรแกรมที่ตั้งไว้

4. สี ควรจัดโทนสีให้เกิดความรู้สึกเย็นสบาย ผ่อนคลาย เช่น สีฟ้าหรือเขียว ในขณะที่ห้องที่ต้องการกระตุ้นให้เกิดความกระฉับกระเฉง ควรจัดสีโทนน้ำตาล ส้ม และเหลืองเพราะเป็นสีที่เร่งเร้า

5. เสียง

5.1 ควรเป็นห้องที่มีการจัดสภาพแวดล้อมห่างแหล่งกำเนิดเสียงรบกวนอย่างต่อเนื่อง

5.2 ควรเลือกใช้วัสดุบุดูดซับเสียง

5.3 ควรแยกเครื่องมืออุปกรณ์ที่ส่งเสียงรบกวนหรือน่ารำคาญแยกไปไว้ในอีกบริเวณต่างหาก เช่น เครื่องพิมพ์ เครื่องถ่ายเอกสาร เป็นต้น

5.4 มีการลดระดับเสียง

5.5 มีเครื่องมือป้องกันเสียง

6. แสงสว่าง

6.1 การจัดแสงสว่างในสำนักงานที่ไม่มีคอมพิวเตอร์ เช่น ดวงไฟทุกดวงควรมีฝาครอบ ไม่ติดไฟในบริเวณที่แสงสว่างไปถึงเพียงพอ เป็นต้น

6.2 การจัดแสงสว่างในสำนักงานที่มีคอมพิวเตอร์ เช่น พยายามจัดวางตำแหน่งจอภาพไม่ให้เกิดแสงสะท้อนของหน้าต่าง ดวงไฟ หรือสิ่งอื่นๆที่มีผิวสว่าง ตำแหน่งหน้าต่างควรจัดอยู่ด้านขวามือของพนักงาน ตำแหน่งดวงไฟ ควรส่องลงมาที่ทำมุม 45 องศากับแนวตั้ง เป็นต้น

เรื่องที่ 12.3.3 เฟอร์นิเจอร์และเครื่องมืออุปกรณ์ในระบบสำนักงานอัตโนมัติ

1. โต๊ะ

1.1 โต๊ะทำงาน ควรมีความสูงพอเหมาะกับรูปร่าง ไม่มีปัญหาในการวางพักเท้า เป็นต้น

1.2 โต๊ะประชุม ควรมีพื้นที่เหมาะสมกับปริมาณผู้เข้าร่วมประชุม มีความสูงพอเหมาะ จัดระยะห่างระหว่างผู้เข้าประชุมให้สบายไม่อึดอัด

2. เก้าอี้ ควรให้ความรู้สึกสบายแก่ผู้นั่ง พนักเว้าแนบแผ่นหลังผู้นั่ง มีความสูงพอเหมาะและมีที่พักวางแขน

3. การดูแลบำรุงรักษาอุปกรณ์ในสำนักงานอัตโนมัติ

3.1 คอมพิวเตอร์

3.1.1 การจัดหาสถานที่ที่เหมาะสม- ไม่ตั้งในที่ที่ถูกแสงแดดส่องถึง- ไม่ตั้งในบริเวณที่มีฝุ่นละอองหรือควันไฟ

3.1.2 ทำความสะอาดฟลอปปี้ดิสก์ไดร์ฟด้วยน้ำยาและแผ่นทำความสะอาด

3.1.3 ใช้ผ้าสะอาดชุบน้ำยาทำความสะอาดแป้นพิมพ์

3.1.4 ใช้ผ้าสะอาดนุ่มๆและน้ำยาเช็ดกระจกเช็ดจอภาพ

3.1.5 มีระบบอนุรักษ์จอภาพ

3.2 เครื่องพิมพ์

3.2.1 ศึกษารายละเอียดเกี่ยวกับการทำงานให้เข้าใจ

3.2.2 หมั่นทำความสะอาดให้ปราศจากฝุ่นละออง

3.2.3 เลือกใช้กระดาษให้เหมาะสมกับชนิดเครื่องพิมพ์

3.3 โทรสาร

3.3.1 หมั่นทำความสะอาดหัวอ่านและหัวพิมพ์ของเครื่อง

3.3.2 ตั้งไว้ในที่ไม่มีฝุ่นและมีอากาศถ่ายเทสะดวก

3.4 เครื่องถ่ายเอกสาร

3.4.1 อย่าตั้งในที่ที่แสงสว่างส่องถึง

3.4.2 ควรควบคุมอุณหภูมิความชื้นในห้อง

3.4.3 พยายามตั้งเครื่องให้ได้ระดับระนาบ